De voorzitter opent de zitting op 05/03/2024 om 20:00.
Gelet op artikel 32 van het decreet lokaal bestuur;
Gelet op de ontwerpnotulen voor de zitting van 23/01/2024;
De notulen van de gemeenteraad dd. 23/01/2024 worden goedgekeurd.
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad dd. 12/12/2023 waarbij de gebruikstarieven voor de gemeentelijke accommodaties werden vastgelegd, met volgende tarieven voor de gemeentelijke ontmoetingszaal Plosje 10 :
| Volledige infrastructuur |
Zonder keuken |
Zonder zaal |
rouwmaaltijd |
||
| 1 dag |
2 dagen |
3 dagen |
|
|
|
| 400,00 € |
750,00 € |
950,00 € |
250,00 € Gebruik vaatwas en koelcel is toegestaan |
150,00 € |
250,00 € Gebruik vaatwas en koelcel is toegestaan |
| Alles exclusief nutsvoorzieningen |
|||||
Overwegende dat het regelmatig voorkomt dat de zaal niet of niet voldoende is opgeruimd en gepoetst door de huurder, wat zorgt voor extra werk bij het poetspersoneel en voor belemmering van eventuele volgende huurders;
Overwegende het voorstel van het schepencollege om druk te leggen bij de huurders om alles in orde achter te laten, door het opleggen van een waarborg van 200 euro, dewelke enerzijds kan dienen voor eventuele extra kosten voor poetsen en opruimen en anderzijds voor het vergoeden van eventuele schade;
Artikel 1 :
De gemeenteraad gaat akkoord om bij de huurders van de gemeentelijke ontmoetingszaal Plosje10 voorafgaand een waarborg te innen ten bedrage van 200 euro.
Deze waarborg kan enerzijds dienen voor eventuele extra kosten voor poetsen en opruimen, en anderzijds voor het vergoeden van eventuele schade.
Indien de geleden schade hoger is dan 200 euro kan dit bijkomend worden geïnd via een factuur.
De gemeenteraad gaat akkoord om dit toe te voegen aan het gebruikersreglement.
Artikel 2 :
Dit besluit zal overgemaakt worden aan de financiële dienst voor verdere uitwerking.
Toelichting door de financieel directeur
WEERLEGGING opmerkingen toezicht meerjarenplanaanpassing door financieel directeur
1. Vaststellen / goedkeuren beleidsrapporten
De vaststelling van de beleidsrapporten gebeurt nog steeds niet helemaal volgens de correcte procedure. De vaststelling van de beleidsrapporten moet gebeuren in overeenstemming met artikel 249 §3 van het DLB van 22/12/2017.
- De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen elk over hun deel van het beleidsrapport.
- Nadat de raden zo het beleidsrapport voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed.
- Deze goedkeuring stelt het beleidsrapport in zijn geheel definitief vast.
In uw bestuur werd het deel van het OCMW door de OCMW-raad goedgekeurd in plaats van vastgesteld, wat niet de correcte procedure is.
→ Op de raadsbesluiten letten we telkens heel goed op de verwoording, deze keer hebben we op de raadsbesluit van het OCMW goedgekeurd genoteerd ipv vastgesteld.
2. Vastgestelde kredieten
In uw aanpassing meerjarenplan 2020-2025 werden zowel wijzigingen van de kredieten van het nog lopende boekjaar (2022) doorgevoerd als de beginkredieten voor boekjaar 2023 vastgesteld. Dit blijkt echter niet duidelijk uit het beleidsrapport en de bijhorende raadsbeslissing.
Het beleidsrapport heeft een autorisatie- en controlefunctie. Het moet voor de raadsleden dan ook helder zijn waarover ze beslissen.
Gelieve zowel in het beleidsrapport als in de raadsbeslissingen expliciet te vermelden welke kredieten worden vastgesteld.
→ Er staat duidelijk uitgelegd in de samenvatting (eerste 3 tot 5 pagina’s) van het MJPA dat het om budgetten gaat van 2023 en verder : “In dit MJPA worden kredieten aangepast voor 2023, 2024, 2025 en 2026.”
→ We zullen bij volgende MJPA ook in het raadsbesluit aanduiden over welke budgetten het gaat.
3. Schema M2 (gecorrigeerde aflossingen) en schema T4
In het PDF-schema T4 was er voor de boekjaren 2020 en 2021 opnieuw geen overeenstemming tussen de bedragen opgenomen in schema T4 en de bedragen uit de jaarrekeningen 2020 en 2021 en bijgevolg ook niet met de digitale rapportering. Hierdoor zijn ook de cijfers voor de volgende boekjaren niet correct. Als gevolg hiervan zijn de gecorrigeerde aflossingen, opgenomen in schema M2 van het PDF-beleidsrapport, evenmin correct en is er ook hier geen aansluiting met de digitale rapportering. De financieel directeur van uw bestuur heeft nadien de correcte schema’s M2 en T4 bezorgd.
Het is noodzakelijk dat de raad correct wordt geïnformeerd. Gelieve de raadseleden op de eerstvolgende zitting in te lichten over de foutieve weergave van de gecorrigeerde aflossingen in het schema M2 en de cijfers opgenomen in schema T4 en de correcte schema’s M2 en T4 voor te leggen.
Ik vraag u hiervan een afschrift te bezorgen aan mijn administratie en bij de opmaak van de volgende beleidsrapporten erop toe te zien dat deze schema’s correct zijn weergegeven.
→ Om de schema’s T4 en M2 te genereren in de Cipal-Schaubroeck-toepassing moet er manuele input gebeuren die niet duidelijk is. Overleg met Q&A en CS leidde tot deze cijfers.
→ In bijlage de aangepaste T4 en M2, die na de opmerking van ABB door CS werd opgemaakt en die aan toezicht werd opgestuurd op 25/01.
4. Responsabiliseringsbijdragen
De geraamde uitgaven m.b.t. de responsabiliseringsbijdragen stemmen opnieuw niet overeen met de prognoses van de Federale Pensioendienst (FPD), dit door een fout in de registraties.
Volgens de meeste recente prognoses van de FPD zullen deze bijdragen over de looptijd van het meerjarenplan ongeveer 17.000 euro hoger zijn dan de opgenomen ramingen. Ik verzoek u dan ook met aandrang om in de volgende aanpassing van het meerjarenplan de ramingen van de responsabiliseringsbijdragen te herzien zodat het bestuur en de raadsleden een juister beeld krijgen van deze toekomstige uitgaven daar deze ook een impact hebben op het financieel evenwicht.
Bovenstaande bemerkingen werden reeds enkele keren gemaakt maar onvoldoende door uw administratie opgevolgd. Ik wil er daarom op aandringen om met deze vaststellingen rekening te houden om de kwaliteit van uw beleidsrapporten te waarborgen. Wanneer uw bestuur deze vaststellingen niet opvolgt, dan kan dit in de toekomst aanleiding geven tot een toezicht maatregel.
→ Gegevens over responsabiliseringsbijdrage worden over verschillende kanalen gecommuniceerd :
→ Conclusie : Het is helemaal niet duidelijk welke cijfers we moeten opnemen in de MJPA.
- Raadslid Verhofstadt informeert naar het feit dat de gemeente Herne niet naar Bever wenst te komen voor de buitenspeeldag. De voorzitter en de schepen van
jeugd verduidelijken de situatie.
- Raadslid Herman vernam dat een inwoner de ontmoetingszaal niet kon huren op een vrijdag om reden dat ze reeds verhuurd was op zaterdag en zondag. De
voorzitter verdedigt de beslissing van het schepencollege dat 3 aparte verhuringen in 1 weekend te belastend is voor het poetspersoneel.
- Raadslid Vermassen informeert naar de cijfers van het ziekteverzuim waarnaar verwezen wordt in de notulen van het schepencollege. De algemeen directeur
antwoordt dat deze in een kleine populatie elk jaar sterk schommelen en zal de cijfers aan de raadsleden bezorgen.
- De voorzitter wijst de raadsleden op het feit dat de notulen van schepencolleges niet aan particulieren mogen overgemaakt worden.
De voorzitter sluit de zitting op 05/03/2024 om 21:01.